Prowadzenie własnej działalności wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiednich dokumentów. Dokumentacja musi być prowadzona skrupulatnie, rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym. Nieprawidłowości na tym polu wiążą się z poważnymi konsekwencjami i zostają ujawnione najczęściej podczas kontroli skarbowej. Sprawdź, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie i prowadzenie dokumentów księgowych.
Obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie:
Taka dokumentacja jest dowodem na prawidłowe prowadzenie działalności. Trzeba ją przygotować przed kontrolą urzędu skarbowego. Po zamknięciu danego roku podatkowego, warto uzupełnić je o kopię deklaracji podatkowej, a jeżeli została złożona online, to warto pobrać i przechowywać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Trzeba pamiętać, że obowiązkowa dokumentacja firmy musi być przechowywana tak, by nie uległa zniszczeniu ani nie miały do niej dostępu osoby nieuprawnione.
Dokumentacja kadrowo-płacowa to zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem i wynagradzaniem pracowników. Obejmuje zarówno umowy nawiązania, przebiegu, jak i zakończenia stosunku pracy. Są to najczęściej:
Do dokumentacji zaliczyć można wszelkie Zaświadczenia o zarobkach, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie, karty ewidencji czasu pracy, wnioski pracownika. Wszystkie istotne dokumenty, które trzeba przechowywać są wyszczególnione w Kodeksie Pracy.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych określa Art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa - „Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej”. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznych.
Płatnicy i inkasenci są zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego.
Wyjątek od tej zasady stanowi zobowiązanie podatkowe określane mianem estońskiego CIT-u, które przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności ryczałtu od dochodu z tytułu ukrytych zysków, zysk został wypłacony na rzecz udziałowców itd., zysk został przeznaczony na pokrycie strat z ubiegłych lat lub został objęty uchwałą o podziale wyniku finansowego netto. Jeżeli masz wątpliwości – zapytaj o szczegóły swoją księgową, która z pewnością wie, jakie są aktualnie obowiązujące terminy przechowywania dokumentacji.
Za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji podatkowej grozi kara grzywny. W zależności od tego, jak braki potraktuje organ, może uznać je za przestępstwo, albo jako wykroczenie skarbowe. Wymiar kary za błędy w dokumentacji księgowej określa kodeks karny skarbowy. Wiele zależy też od tego czy brak dokumentów wynika z nieumyślnego czy celowego działania.
W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub przechowuje ją w warunkach sprzyjających uszkodzeniu albo zniszczeniu inspektor może nałożyć karę grzywny w wysokości od 1000 zł do nawet 30 tys. Dowiedz się także, jakie błędy popełniają przedsiębiorcy przy rozliczeniach i jak ich uniknąć! Powierz swoją księgowość firmie Anavo i nie martw się o błędy czy brak terminowości. Nasze biuro księgowe ma swoją siedzibę w Otwocku, ale z klientami współpracujemy również zdalnie! Dzięki temu mogą zaoszczędzić czas i pieniądze na dojazdach czy spotkaniach.
Księgowość dla firm może stanowić wyzwanie, szczególnie jeżeli właściciel czy pracownik nie ma . Nie tylko w przypadku braku wiedzy lub doświadczenia warto skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego. To realna pomoc i odciążenie w wielu różnych obowiązkach. Dzięki współpracy z zewnętrzną firmą można zaoszczędzić czas i pieniądze. Warto pamiętać, że osoby tam pracujące na bieżąco aktualizują wiedzę z zakresu przepisów, na co przedsiębiorcy, którzy prowadzą małe lub średnie firmy zwykle nie mają czasu. To także korzyść finansowa – forma rozliczenia zwykle jest do uzgodnienia, ale w ogólnym rozrachunku jest to ekonomiczniejsze niż zatrudnianie całego zespołu i tworzenie działu księgowego w firmie. Zapoznaj się z naszymi 5 powodami, dlaczego warto współpracować z biurem rachunkowym i powierz outsourcing księgowości doświadczonej firmie!
