Od pierwszego lutego długo zapowiadana cyfryzacja usług księgowych wejdzie w życie. Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny dla pierwszej grupy firm, a pozostała część będzie miała jeszcze kilka miesięcy na zapoznanie się z nowościami, przeszkolenie i wdrożenie nowoczesnych rozwiązań. Sprawdź, jak działa KSeF i co jako przedsiębiorca musisz wiedzieć.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to krok w stronę cyfryzacji rachunkowości. Platforma służąca do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (tzw. faktur ustrukturyzowanych XML), zamiast klasycznego papieru. W 2026 roku system ten stanie się obowiązkowy dla większości polskich przedsiębiorców, zastępując tradycyjne faktury papierowe oraz pliki PDF. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, dzięki czemu klient nie będzie miał obowiązku składowania ich w segregatorach.
Zgodnie z rozpiską KSeF do 31 stycznia 2026 jest dobrowolnym rozwiązaniem. Od 1 lutego stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Z kolei od 1 kwietnia 2026 obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym płatników VAT.
Do 1 stycznia 2027 roku podatnicy, u których wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, nie muszą wystawiać faktur w KSeF, obowiązkowe będzie jednak odbieranie ich.
Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać za pomocą bezpłatnego programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów albo skorzystać z rozwiązań komercyjnych popularnych firm. W pierwszej kolejności trzeba zalogować się do systemu, potwierdzić tożsamość, nadać uprawnienia oraz wygenerować token lub certyfikat KSeF, który jest niezbędny do integracji systemu z oprogramowaniem, na którym pracuje przedsiębiorca. Każdy przedsiębiorca, który ma NIP automatycznie ma założone konto przez Krajową Administrację Skarbową. Osoby prowadzące jednoosobową działalność uwierzytelniają swoje konto poprzez profil zaufany.
W przypadku spółek i innych osób prawnych konieczne będzie wyznaczenie osoby fizycznej, która pierwsza dostanie dostęp do KSeF. By móc otrzymać uprawnienia właścicielskie trzeba złożyć do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, w którym znajduje się imię, nazwisko i PESEL osoby, która w imieniu spółki będzie korzystać z systemu KSeF. Po weryfikacji można nadać uprawnienia i przypisać role kolejnym osobom lub podmiotom. Po zalogowaniu się do systemu KSeF i uwierzytelnieniu będzie można wystawić fakturę sprzedaży lub pobrać fakturę zakupu. Wysyłanie faktur do KSeFu będzie odbywać się automatycznie lub ręcznie. W przypadku małych firm, w których obieg dokumentów stanowi kilka faktur darmowe narzędzia powinny sprostać oczekiwaniom. W przypadku dużych ilości warto skorzystać z opcji automatycznej. Zintegrowane rozwiązanie może zapewnić program od zewnętrznego dostawcy.
Jako przedsiębiorca powinieneś przede wszystkim:
Największą zaletą jest możliwość wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu nie trzeba będzie gromadzić fizycznie papierowych dokumentów. Firmy działające w KSeF nie muszą przesyłać na żądanie organów podatkowych JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla faktur), bo urząd będzie mieć bezpośredni dostęp. Wszystkie faktury mają ten sam format (XML). Eliminuje to błędy przy rozliczeniach podatkowych, przy ręcznym przepisywaniu danych oraz problemy z nieczytelnymi dokumentami papierowymi. KSeF ma również nieco zautomatyzować księgowość. Systemy będą mogły automatycznie importować i księgować dokumenty kosztowe. To oszczędność czasu i eliminacja pomyłek ludzkich. Największą korzyścią będzie widoczna data i numer nadania faktury. Pozwala to wyeliminować sytuacje, w której klient nie może odnaleźć faktury lub upiera się, że ją wysłał, a biuro rachunkowe jej nie otrzymało. Dużą zmianą będzie również to, że każdą pomyłkę trzeba będzie sprostować fakturą korygującą ustrukturyzowaną, a nie notą korygującą. Przedsiębiorcy, korzystający z KSeF otrzymają szybciej zwrot podatku VAT (do 40 dni, a nie 60 jak było do tej pory). KSef ma również ułatwić komunikację pomiędzy Biurem rachunkowym a Klientem oraz usprawnić obieg dokumentów.
Największe wyzwanie stanowi wdrożenie systemu, który pozwoli generować pliki XML, zgodne ze strukturą logiczną FA(2). Kolejną trudnością mogą być globalne awarie. Konieczne będzie nadanie odpowiednich uprawnień, przeszkolenie pracowników, a także poniesienie kosztów związanych z samym zakupem oprogramowania.
Jeżeli potrzebujesz kompleksowej obsługi księgowej, a także usługi z zakresu kadr i płac to nasze biuro rachunkowe Falenica, Otwock czy Raszyn czeka na Ciebie! Oferujemy szeroki wachlarz usług, dopasowanych do potrzeb naszych klientów. Obsługujemy firmy z okolicznych miejscowości, a także prowadzimy księgowość dla Pragi południe i innych dzielnic Warszawy. Skorzystaj z fachowego wsparcia i zadbaj o prawidłowo rozliczone faktury!
